Πώς να προωθήσετε ηλεκτρονικά μηνύματα (e-mails) με το σωστό τρόπο

Το πιο κάτω μήνυμα έχει σταλεί από ένα system administrator. Είναι ένα εξαιρετικό μήνυμα που ισχύει για όλους όσοι στέλνουν email.

Παρακαλώ διαβάστε τις πιο κάτω σύντομες οδηγίες ακόμα και αν είστε σίγουροι ότι ήδη ακολουθείτε τις σωστές διαδικασίες.

Κάθε φορά που προωθείται ένα e-mail υπάρχουν πληροφορίες που παραμένουν από τα άτομα που πήραν το μήνυμα πριν από σας, δηλαδή τα e-mail τους και τα ονόματα τους. Κατά τη προώθηση του μηνύματος, η λίστα με τις διευθύνσεις και τα ονόματα ολοένα και μεγαλώνει. Το μόνο που χρειάζεται για να πάει κάτι στραβά είναι ένας ηλεκτρονικός υπολογιστής ατόμου από αυτά που περιλαμβάνονται στη λίστα να πιάσει ένα ιό και τότε ο υπολογιστής του ατόμου αυτού μπορεί να στείλει τον ιό σε όλες τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις που βρίσκει σε αυτό τον ηλεκτρονικό υπολογιστή. Ή κάποιος μπορεί να συλλέξει όλες αυτές τις διευθύνσεις και να τις πουλήσει ή να αρχίσει να στέλλει junk mail σε αυτές με την ελπίδα ότι θα προσελκύσει άτομα να επισκεφτούν μια ιστοσελίδα και θα κερδίσει αυτός 5 σεντ για κάθε hit.

Πως το σταματάς; Υπάρχουν πολλά εύκολα βήματα:

(1) Όταν προωθείτε ένα e-mail, να κάνετε DELETE όλες τις άλλες διευθύνσεις που εμφανίζονται στο μήνυμα (αυτές που φαίνονται στην αρχή του, πάνω ψηλά). Επιλέξετε τα και σβήστε τα, πατήστε backspace, κόψετε τα, κάντε οτιδήποτε θέλετε αρκεί να τα εξαφανίσετε. Για να το πετύχετε αυτό πρέπει πρώτα να πατήσετε το κουμπάκι FORWARD ώστε να έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε όπως θέλετε, να διορθώσετε το κείμενο, την επικεφαλίδα ή οτιδήποτε περιλαμβάνεται μέσα στο κείμενο που σας έχει σταλεί. Αν δεν πατήσετε πρώτα FORWARD δεν θα μπορείτε να κάνετε καμιά αλλαγή.

(2) Κάθε φορά που στέλνετε ένα e-mail σε δύο ή περισσότερα άτομα, μη χρησιμοποιείται τα πεδία To: και Cc: για να προσθέσετε e-mail. Πάντα να χρησιμοποιείτε το Bcc: (Blind carbon copy) για να εισάγετε μια λίστα από e-mail. Με αυτό τον τρόπο το κάθε άτομο που θα λαμβάνει το e-mail θα βλέπει ΜΟΝΟ τη δική του διεύθυνση στη θέση του παραλήπτη. Σε περίπτωση που δεν μπορείτε να δείτε την επιλογή Bcc: πατήστε το Το: και η λίστα με τις διευθύνσεις σας θα εμφανιστεί. Επιλέξτε όλες τις διευθύνσεις (highlight) και επιλέξτε Bcc: Είναι ουσιαστικά πολύ απλό. Όταν στέλνετε από το Bcc: αυτόματα το μήνυμα σας θα λέει “Undisclosed Recipients” (δηλ. κρυφοί αποδέκτες) στο πεδίο To: του e-mail που θα λαμβάνουν.

(3) Αφαιρέστε το “FW:” στο θέμα του μηνύματος. Μπορείτε αν θέλετε να αλλάξετε το θέμα, να διορθώσετε την ορθογραφία ή να κάνετε οτιδήποτε άλλο επιθυμείτε.

(4) Πάντα να πατάτε το Forward από το πραγματικό e-mail που διαβάζετε. Σας έτυχε ποτέ να λάβετε ένα e-mail στο οποίο πρέπει να ανοίξετε 10 άλλα e-mail για να βρείτε το e-mail που έχει τις πληροφορίες που θέλετε πάνω; Αν κάνετε προώθηση από το πραγματικό e-mail που επιθυμείτε κάποιος να δει, βοηθάτε τον επόμενο παραλήπτη γιατί θα αποφύγει την διαδικασία να ανοίξει και αυτός πολλά e-mail απλά και μόνο για να δει αυτό που στείλατε εσείς. Τέτοιου είδους e-mail που έχουν ένα σωρό attachments δημιουργούν νεύρα στον παραλήπτη και οι περισσότεροι απλά τα πετάνε στον κάλαθο αχρήστων παρά να τα διαβάσουν.

(5) Έχετε πάρει ποτέ ένα e-mail που είναι μια αίτηση (petition); Δηλώνει μια θέση και ζητά να προσθέσεις το όνομα και τη διεύθυνση σου και να το προωθήσεις σε 10 ή 15 άτομα ή σε όλα τα άτομα της λίστας διευθύνσεων σας. Το e-mail μπορεί να προωθείτε συνέχεια και να μαζέψει με αυτό τον τρόπο χιλιάδες ονόματα και e-mail. ΓΕΓΟΝΟΣ: Μια συμπληρωμένη αίτηση(petition) αξίζει λεφτά σε ένα επαγγελματία spammer λόγω των πραγματικών ονομάτων και διευθύνσεων e-mail που περιέχει. Αν θέλετε να υποστηρίξετε την αίτηση (petition) μπορείτε να στείλετε ατομικά ένα γράμμα στον προτεινόμενο παραλήπτη. Μάλιστα πολύ πιθανόν η θέση σας να έχει μεγαλύτερη δύναμη σαν ένα προσωπικό γράμμα παρά σαν ένα όνομα σε μια λίστα ονομάτων και διευθύνσεων e-mail.

(6) Ένα από τα χειρότερα e-mail που μπορείς να λάβεις είναι αυτό που δηλώνει: «Στείλτε αυτό το μήνυμα σε 10 άτομα και κάτι καταπληκτικό θα σου συμβεί σε 10 ώρες» ή «Αν δε στείλεις αυτό το μήνυμα κάτι κακό θα σου συμβεί» και άλλα γελοία. ΜΗΝ ΤΑ ΠΙΣΤΕΥΕΤΕ! ΔΕΝ ΠΡΟΚΕΙΤΑΙ ΝΑ ΣΥΜΒΕΙ ΤΙΠΟΤΑ ΤΕΤΟΙΟ!

(7) Πριν προωθήσετε ένα μήνυμα για Amber Alert ή Virus Alert, ή κάτι παρόμοιο που κυκλοφορεί συνέχεια, κάνετε ένα έλεγχο ΠΡΙΝ το προωθήσετε. Τα περισσότερα είναι junk mail που κυκλοφορούν για χρόνια. Μπορείτε να ελέγξετε οτιδήποτε λάβετε σε e-mail στο Snopes. Απλά πατήστε http://www.snopes.com/ ή γράψτε το στο browser σας.

Είναι πολύ εύκολο να βρείτε τι είναι αλήθεια και τι ψέμα. Αν είναι ψέμα ή ακόμα και αν δεν είστε σίγουροι καλύτερα μην το δώσετε παρακάτω. Ας κάνουμε όλοι αυτά τα απλά αλλά σημαντικά βήματα για να σταματήσουμε τα junk mail και τους ιούς.

το διάβασα στο Life and other things like it